Kiilto vaihtoi moderniin ja mobiiliin työajanseurantaan

Kiilto vaihtoi vanhentuneen työajanseurantaratkaisunsa Neptoniin. Koronakriisin alkaminen nopeutti käyttöönottoa, jotta niin toimihenkilöille kuin tuotantoonkin saatiin etätyöhön ja muihin vaihtuviin tarpeisiin mukautuva työajanhallinta.


Kiilto Family Group on kasvava suomalainen perheyritys, jolla on yli satavuotinen historia. Kiilto kehittää, valmistaa ja myy kemianteollisuuden ratkaisuja neljällä eri liiketoiminta-alueella, joita ovat rakentaminen, teollisuuden liimat ja palonesto, ammattihygienia sekä kuluttajatuotteet. Konsernin jatkuvasti kasvaessa myös tarve uudelle työajanseurannan palvelulle tuli eteen.

– Vanha työajanhallinnan ratkaisu ei enää taipunut kaikkeen tarvittavaan, joten lähdimme etsimään helpompaa ja modernimpaa ratkaisua joka toimisi hyvin myös mobiililaitteilla, kertoo Kiillon HR-koordinaattori Heini Järvensivu.

Käyttöönoton sujuvuus yllätti

Kiilto valitsi vertailun jälkeen Neptonin ratkaisutoimittajaksi ja määrittelyt aloitettiin alkuvuonna 2020. Valmisteluvaiheessa alkoi koronakriisi, jonka takia käyttöönottoa päätettiin huomattavasti nopeuttaa. Aiempi työajanseuranta ei mahdollistanut kirjaamisia etätöissä, joten toimihenkilömäärittelyt tehtiin ensin ja Nepton otettiin käyttöön jo kesäkuun alusta Suomessa toimiville työntekijöille kaikissa Kiilto Family -konsernin viidessä yhtiössä.

– Muutos oli kyllä tosi kivutonta toimihenkilöpuolella. Tuotannossa puolestaan harjoiteltiin kolmea vuoroa ja vaikka mitä tässä koronan aikana, joten Nepton joutui taipumaan moneen paikkaan – ja taipui. Nyt meillä on järjestelmä niin hyvässä kunnossa, että tulkoon vaikka minkälaisia vuoroja tuotannossa niin olemme valmiina, Kiilto Familyn HR Business Partner Satu von Bagh hymyilee.

– Käyttöönotto sujui ihan uskomattoman hyvin. Olemme tyytyväisiä yhteistyöhön Neptonin kanssa ja erityisesti projektipäällikkö Henna Sjömanilta saamaamme apuun 110 prosenttisesti, Heini Järvensivu kiittää.

Mobiilikäyttö on helppoa ja antaa näkyvyyden omiin kirjauksiin

Kiilto Family -konsernissa haluttiin mahdollistaa työntekijöille työaikojen ja poissaolojen kirjaukset ja muokkaukset omalla kännykällä. Koronan alussa palkanlaskennassa oltiin todella työllistettyjä leimausten korjaamisessa, koska toimihenkilöillä oli etätyössä eri pituisia työpäiviä joita ei ollut mahdollista kirjata oikein. Neptonin myötä ongelma korjaantui ja myös tuotannossa esimiesten tehtävä on helpottunut kun työntekijät vastaavat itse kirjauksista ja korjaamisista.

– Henkilöstö on todella tykännyt mobiilikäytöstä ja näkyvyydestä omiin leimauksiin. Ja aiemmin jouduin lähettämään työaikaraportin kaikille toimihenkilöille manuaalisesti ja sitten toimihenkilöt ilmoittivat korjaukset eli siinä oli periaattessa kaksinkertainen työ, kuvailee Heini Järvensivu.

Hallinnossa turhan työn määrä on vähentynyt selvästi

Kiillolla on käytössä kolme eri kemian alan TES:iä. Aiempaan järjestelmään niitä ei ollut määritelty, joten palkanlaskijat tekivät tulkinnat manuaalisesti. Neptonin automaattisten tulkintojen sekä palkkajärjestelmään ja Solaforce-henkilöstöhallintojärjestelmään tehtyjen integraatioiden ansiosta hallinnon työ on vähentynyt merkittävästi.

– Ennen meillä oli kahden oman palkanlaskijan lisäksi väliaikainen resurssi auttamassa, mutta Neptonin käyttöönoton jälkeen emme tarvitse enää ylimääräistä apua, Heini Järvensivu kertoo.

– Nyt hallinnossamme voidaan keskittyä entistäkin enemmän siihen arvoa tuottavaan työhön eli asiakkaiden palvelemiseen , Satu von Bagh toteaa.


”Teimme Neptonin kanssa monipuoliset määrittelyt vastaamaan tarpeisiimme. Järjestelmä joutui taipumaan – ja taipuu – vaativiin tehtäviin.”
– Satu von Bagh, HR Business Partner, Kiilto Family


Nepton Työajanseuranta pähkinänkuoressa

• Toimii kaikilla laitteilla
• TES- ja paikalliset tulkinnat
• Monipuolinen kohdentaminen
• Kattava raportointi
• Integraatiot muihin järjestelmiin
• Noin 600 asiakasyritystä ja lähes 90 000 käyttäjää


Tutustu Suomen suosituimpaan työajanseurantaan