Kun räjähdysvaarallisten tilojen turvallisuusratkaisujen maahantuontiin ja kehittämiseen erikoistunut Malux Finlandin palkkahallinnon järjestelmä vanheni ja sen tuotetuki oli päättymässä, alkoi yritys etsiä uutta ratkaisua. Valinta osui Nepton Palkat -palveluun, joka yhdisti jo heidän käytössään olevan Nepton Työajanseurannan ja palkanlaskennan yhdeksi kokonaisuudeksi.
Nepton Palkat on tuonut Maluxille:
- Selkeyttä ja loogisuutta palkanlaskentaan
- Ajansäästöä ja vähemmän virheitä, kun työaikakirjaukset siirtyvät automaattisesti palkkojen pohjaksi
- Parempaa tietoturvaa keskitetyn palkkatietojen ja tositteiden säilytyksen ansiosta
Lue tästä artikkelista, kuinka Palkat -palvelu osoittautui Maluxille luontevaksi jatkoksi Neptonin olemassa olevana asiakkaana, ja aidosti järkeväksi ratkaisuksi sen helppokäyttöisyyden ansiosta.
Vanha järjestelmän päivittäminen tapahtui luonnollisesti
Porvoosta käsin toimiva 14 hengen organisaatio on osa kansainvälistä Malux-konsernia, jonka pääkonttori sijaitsee Ruotsissa. Palkkahallinta tapahtuu kuitenkin paikallisesti eri työaikalakien vuoksi.
– Aiempi palkkajärjestelmämme oli hyvin vanhentunut ja sen tuotetuki oli päättymässä. Olimme etsimässä uutta ratkaisua, ja sattumalta samaan aikaan Nepton ilmoitti lanseeraavansa uuden palkkahallinnan palvelun. Koska käytimme Neptonia jo työajanseurantaan, oli luontevaa keskittää myös palkat samaan järjestelmään, alustaa Maluxin henkilöstöasioista vastaava Hanna Luoto.
Ratkaisu toi HR-osaston työtehtäviin selkeyttä, sekä lisäsi läpinäkyvyyttä koko palkkaprosessiin myös esihenkilöiden ja työntekijöiden näkökulmasta. Nyt työaikakirjaukset siirtyvät suoraan palkanlaskennan pohjaksi, eikä tietoja tarvitse enää syöttää useaan eri paikkaan.
Sujuva käyttöönotto ja tiivis yhteistyö
Käyttöönotto eteni asiakkaan näkökulmasta poikkeuksellisen jouhevasti.
– Neptonin projektitiimi piti langat käsissään koko ajan. Meidän ei tarvinnut kysellä perään, vaan yhteydenpito oli proaktiivista ja kaikki eteni sovitusti, Luoto kiittelee.
Asiakaspalvelu on koettu erinomaiseksi myös käyttöönoton jälkeen. Kysymyksiin on saatu nopeasti vastauksia ja tulevista kehityksistä on tiedotettu selkeästi.
Selkeyttä palkanlaskentaan ja arjen toimintaan
Maluxin tärkeimpiä kriteerejä uudelle palkkajärjestelmälle olivat helppokäyttöisyys ja loogisuus.
– Vanha järjestelmä muistutti Exceliä, jossa piti arvailla, mikä kaava vaikutti mihinkin tai minne pitäisi lisätä kukin tieto. Nepton Palkat on taas todella suoraviivainen, ja tiedämme tarkasti, mistä palkkatiedot löytyvät ja miten ne kulkevat eteenpäin, Luoto kuvailee.
Hyödyt näkyvät HR-osaston lisäksi myös muiden työntekijöiden arjessa. Palkkakuitit löytyvät nykyisin samasta paikasta kuin työaikakirjaukset, ja historiatiedot ovat aina helposti saatavilla. Näin kaikki palkanlaskentaan liittyvä tieto on keskitetty tietoturvallisesti yhteen järjestelmään.
Sujuvuus ja systemaattisuus on yhteistyön ydin
Malux on löytänyt Nepton Palkoista selkeän ja toimivan ratkaisun pienen, mutta vaativan organisaation tarpeisiin. Työaikakirjausten ja palkanlaskennan yhdistäminen samaan järjestelmään säästää aikaa, vähentää virheitä ja parantaa tietoturvaa. Yhteistyö Neptonin kanssa on ollut sujuvaa alusta asti, ja palvelun jatkuva kehitys varmistaa, että ratkaisu pysyy ajan tasalla myös tulevaisuudessa.
– Viikoittaiset palaverit käyttöönottovaiheessa ja hyvin hallinnoitu projekti mahdollistivat toimivan yhteistyön ja erittäin nopean aloituksen, vaikka palkanlaskentajärjestelmän vaihto onkin suuri urakka, kiteyttää Luoto.
Neptonin hallinnollinen projektipäällikkö Tarja Kahi nostaa esiin myös asiakkaan roolin onnistumisessa.
– Projektin aikataulussa pysyminen oli yhtä lailla asiakkaan ansiota. Heillä oli onnekkaasti tarvittavat resurssit käytettävissä sekä määrittely- että testausvaiheessa, ja huolellinen palvelun hyväksyntätestaus mahdollisti sujuvan käyttöönoton. Projektitiimissä vallitsi koko projektin ajan vahva ”we can do this” -asenne, mikä teki yhteistyöstä sekä tavoitteellista että motivoivaa, kommentoi Kahi käyttöönottoprojektia Neptonin näkökulmasta.
Palvelu kehittyy asiakkaan tarpeiden pohjalta
Koska Nepton Palkat on palveluna vielä alkuvaiheessa, sen kehitys jatkuu tiiviissä yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Malux on tuonut esiin esimerkiksi vuosilomien automaattisen siirtymisen sekä ulkomaan päivärahojen asetukset matkalaskuihin kehityskohteiksi.
– On sellainen olo, että meitä asiakkaita kuunnellaan, ja että meillä on mahdollisuus vaikuttaa palvelun kehitykseen, Luoto sanoo.
Malux Finland Oy on osa kansainvälistä Malux-konsernia ja toimittaa Porvoosta käsin turvallisuus- ja sähköratkaisuja erityisesti vaativiin ja räjähdysvaarallisiin teollisuusympäristöihin.
