Kumppanuus toi selkeyttä HR-prosesseihin
Konica Minolta on kansainvälinen teknologiayritys, joka toimittaa ratkaisuja IT-ympäristöihin, digitaalisiin työskentelytapoihin ja ammattimaiseen tulostukseen. Kun henkilöstö- ja palkkahallinnon vaatimukset kasvoivat Konica Minoltalla, organisaatio lähti etsimään ratkaisua, joka toisi arkeen enemmän rakennetta, automatisointia ja ajantasaista tietoa päätöksenteon tueksi.
Ratkaisuksi muodostui kokonaisuus, jossa Integrata toimii HR- ja palkkahallinnon kumppanina sekä järjestelmien käyttöönoton tukena. Integrata toteutti asiakkaalle HR-järjestelmäkokonaisuuden, johon kuuluvat Finago Mepco -HRM sekä Nepton työajanhallintaan.
Integrata on Neptonin kumppani, ja yhteistyö mahdollisti työajanhallinnan käyttöönoton osana laajempaa HR-prosessien kehittämistä. “Yhteistyön myötä kokonaisuus selkeytyi merkittävästi. Erityisen arvokasta oli se, että saimme konkreettisia toimintatapasuosituksia ja mahdollisuuden sparrata sekä kuulla, miten vastaavanlaiset organisaatiot ovat ratkaisseet haasteet”, kertoo Konica Minoltan HR Director Anrika Granvik-Nikkanen.
Lähtötilanne: manuaaliset prosessit hidastivat arkea
Konica Minolta on kansainvälinen teknologiayritys, joka toimittaa ratkaisuja IT-ympäristöihin, digitaalisiin työskentelytapoihin ja ammattimaiseen tulostukseen. Ennen järjestelmäuudistusta monet HR- ja työaikaan liittyvät prosessit hoidettiin pitkälti manuaalisesti. Kasvavassa organisaatiossa tämä alkoi vaikeuttaa tiedon hallintaa, raportointia ja HR-tiimin arkea.
Tavoitteena oli:
- vähentää manuaalista työtä
- helpottaa HR-tiimin arkea
- yksinkertaistaa prosesseja
- saada parempi näkyvyys henkilöstödataan ja työaikoihin.
- Ratkaisu: Integratan toteuttama järjestelmäkokonaisuus
Konica Minoltalle rakennettiin Integratan kanssa järjestelmäkokonaisuus, jossa:
- palkkahallinto ulkoistettiin Integratalle
- HR-järjestelmänä toimii Finago
- Mepco työajanhallinta toteutetaan Neptonilla.
Integrata vastasi kokonaisuuden suunnittelusta ja käyttöönotosta sekä toimii asiakkaan jatkuvana tukena järjestelmien käytössä ja kehittämisessä. Neptonin työajanhallinta integroitui luontevasti osaksi HR-kokonaisuutta ja tuo työaikatiedot suoraan osaksi henkilöstödataa ja raportointia.
Neptonin käyttöönotto sujui saumattomasti
Neptonin työajanseurantajärjestelmä otettiin käyttöön osana HR-järjestelmäkokonaisuutta Integratan asiantuntijoiden johdolla. Projekti vietiin läpi suunnitelmallisesti ja aikataulussa, ja käyttöönotto sujui asiakkaan näkökulmasta vaivattomasti.
“Viimeisimpänä otimme käyttöön Nepton-työajanseurantajärjestelmän, ja jälleen kerran projekti oli todella hyvin toteutettu. Meille oli helppoa olla asiakkaana: annoimme toimintatapamme ja linjaukset, ja pystyimme luottamaan siihen, että kaikki tehtiin oikein”, Granvik-Nikkanen kertoo.
Vaikka järjestelmä on ollut käytössä jo jonkin aikaa, Integratan asiantuntijoiden tuki jatkuu myös projektin jälkeen.
“Vaikka järjestelmä on ollut käytössä jo jonkin aikaa, apu on edelleen helposti saatavilla, kun asetuksia on pitänyt tarkistaa tai muokata. Tuki ei katkennut projektin päättyessä”, Anrika toteaa.
Parempi näkyvyys työaikaan ja henkilöstödataan
Uuden järjestelmäkokonaisuuden myötä henkilöstödata ja työaikatiedot ovat nyt helposti saatavilla yhdessä paikassa. Tämä helpottaa sekä esihenkilöiden arkea että HR:n raportointia ja päätöksenteon tukemista.
“Kaikki henkilöstöhistoria on nyt yhdessä järjestelmässä, mitä meillä ei aiemmin ollut. Siitä on tullut konkreettinen työkalu sekä esihenkilöille että johdolle: riippumatta siitä, onko kyse sairauspoissaolosta, palkkamuutoksesta tai muusta työsuhdemuutoksesta, tieto löytyy yhdestä paikasta”, Anrika kertoo.
Raportointi on yksi suurimmista hyödyistä: keskeisiä tunnuslukuja, kuten henkilöstön vaihtuvuutta ja sairauspoissaoloja, voidaan seurata aiempaa helpommin.
Tulokset: tehokkaampaa arkea ja parempaa raportointia
Yhteistyö Integratan ja Neptonin kanssa on tuonut Konica Minoltalle selkeitä hyötyjä:
- työajanhallinta selkeytyi
- HR-prosessit automatisoituivat
- raportointi ja datan hyödyntäminen parantuivat
- HR-työ tehostui henkilöstödatan kokonaiskuva parani.
“Onhan se fakta, että olemme saavuttaneet merkittäviä kustannussäästöjä. Kyse ei ole vain palkkahallinnosta, vaan paljon laajemmasta kokonaisuudesta. Samalla ulkopuolinen kumppani tuo näkökulmaa siihen, miten asiat voidaan toteuttaa mahdollisimman kustannustehokkaasti”, Granvik-Nikkanen toteaa.
Lue lisää Neptonin ja Integratan kumppanuudesta täältä.
Tutustu Suomen suosituimpaan työajanseurantaan täältä!
