Jos yrityksesi nykyinen työajanhallinnan järjestelmä ei toimi parhaalla mahdollisella tavalla, on syytä lähteä kartoittamaan uutta ratkaisua. Alla on esitetty miten uudistamista kannattaa lähteä edistämään – ja jos tarvitset apua, suosittelemme olemaan työajanhallinnan palveluntarjoajiin yhteydessä jo prosessin alkuvaiheessa!
1. PERUSTA PROJEKTITIIMI
Työajanhallinnan kartoitusvaiheessa ja kehitysprojektin tiimissä kannattaa olla jäseniä useista eri toiminnoista. Sitouta projektiin HR:n lisäksi henkilökunnan edustajat, palkkahallintoa ja työnjohtoa. Uskalla ottaa myös kriittiset mukaan projektiin!
2. KARTOITA NYKYISET PROSESSIT
Käy läpi nykyiset prosessit ja selvitä onko eri yrityksen osissa tai toimipaikoissa muodostunut omia käytänteitä tai noudatetaanko kaikkialla samoja ohjeita – ja löytyykö paikalliset sopimukset kirjallisina. Kartoita, kerää ja yhtenäistä mahdollisuuksien mukaan.
3. KUVAA TULEVAISUUDEN TAHTOTILA
Ennen uuden ratkaisun valintaa kannattaa määritellä mahdollisimman tarkasti mitä kaikkea työajanhallinnalla halutaan saada aikaan, miten se toimii muiden järjestelmien kanssa ja mitä erilaisia hyötyjä sillä saavutettaisiin. Ajattele myös boksin ulkopuolelta!
4. LISTAA TÄRKEIMMÄT VAATIMUKSET
Hyvä nyrkkisääntö vaatimuksille on tehdä niitä riittävän ylätasolla, esimerkiksi: ”järjestelmän tulee sisältää monipuoliset ja helppokäyttöiset käyttöliittymät”. Liian yksityiskohtaiset vaatimukset voivat rajata palveluntarjoajia ostajan kannalta epäedullisesti.
5. ASETA TAVOITEAIKATAULU JA BUDJETTI
Kokonaisbudjetti antaa kaikille osapuolille raamit sille mitä on toteutettavissa. Aikataulu halutaan usein mahdollisimman lyhyeksi, mutta kartoitusvaiheen tehtävät vaativat paljon tilaa myös omasta kalenteristasi – varaa siis projektille siis riittävästi aikaa.
6. VÄLTÄ YLEISIMMÄT SUDENKUOPAT
Määrittele aikataulu, joka ei aiheuta huonoja päätöksiä tai turhautumista. Tee vaatimusmäärittelyt niin etteivät ne ole liian yksityiskohtaisia ja hämärrä kokonaiskuvaa. Varmista, että palveluntarjoajalla on riittävästi kokemusta tai kyvykkyyttä – tarkista referenssit!
7. VALITSE PARHAITEN SOPIVA RATKAISU
Kunnollinen työajanhallinnan ratkaisu on laajennettavissa ja pystyy muutenkin vastaamaan toimintaympäristön ja yrityksesi muuttuviin tarpeisiin. Valitse juuri sinun yrityksesi tarpeisiin parhaiten sopiva ratkaisu ja kumppani.
Katso millaisella prosessilla uusi työajanseuranta kannattaa ottaa käyttöön
“Teimme Neptonin kanssa monipuoliset määrittelyt vastaamaan tarpeisiimme. Järjestelmä joutui taipumaan – ja taipuu – vaativiin tehtäviin.” – Satu von Bagh, HR Business Partner, Kiilto Family Lue asiakastarina >>
“Neptonin edistyksellinen mobiilikäyttö mahdollistaa työaikojen helpon kirjaamisen liikkuvassa työssä.” – Liisa Lindfors, työsuhdepäällikkö, Eltel Networks Lue asiakastarina >>
“Nepton on helppokäyttöinen, kevyt ottaa myös työntekijöille käyttöön, ja sitä pystyy käyttämään kännykän kautta ja myös päätteeltä.” – Eva-Stiina Lavikainen, Head of HR, Technopolis Lue asiakastarina >>
Nepton on Suomen suosituin työajanhallinnan ratkaisu – meillä on jo yli 110 000 käyttäjää 750 asiakasyrityksessä. Jos haluat kuulla lisää, ota yhteyttä suoraan asiantuntijoihimme 09 4177 0777 tai myynti@nepton.fi tai varaa 15 minuutin etäesittely.
