Millainen työnhallintajärjestelmä sopii PK-yritykselle?

Listasimme viisi tärkeintä asiaa, jotka tulee huomioida työaikaseuranta- ja työnsuunnitteluohjelmistoa hankittaessa.

Monet pienet ja keskisuuret yritykset hoitavat työajanhallinnan Excel-taulukkoina tai paperilapuilla. Useat yritykset pelkäävät työnhallintajärjestelmiä, koska niiden kuvitellaan vielä olevan kalliita, hankalia ottaa käyttöön sekä sisältävän erikseen veloitettavan asiakaspalvelun.

Työnhallinnan järjestelmien ei kuitenkaan enää tarvitse olla kalliita ja hankalia ja sopia ainoastaan isoille yrityksille.

Tilanne on muuttunut viimeisen kymmenen vuoden aikana merkittävästi. Tekniikka ja ohjelmistot ovat kehittyneet niin paljon, että myös pienten ja keskisuurten yritysten on järkevää hankkia työnhallintajärjestelmä.

Mitkä ovat viisi tärkeintä seikkaa, jotka tulisi huomioida työaikaseuranta- ja työvuorosuunnitteluohjelmistoa hankittaessa?

1. Käyttöönoton ja käytön helppous

Järjestelmän käyttöönoton tulee olla mahdollisimman vaivatonta. Moni järjestelmäprojekti on kaatunut huonosti suunniteltuun ja/tai toteutettuun käyttöönottovaiheeseen. Tämä onkin yksi merkittävä syy, minkä takia moni pienempi yritys ei ole hankkinut työnhallintajärjestelmää. Varmista siis, että järjestelmätoimittajan käyttöönottoprosessi toimii sulavasti ja että et jää yksin käyttönoton kanssa.

”Nykyaikaiset palvelut eivät vaadi investointeja omiin palvelemiin.”

Nykyaikainen työnhallintaohjelmisto toimii pilvipalveluna, joten käyttäjän ei tarvitse hankkia omia palvelimia tai asentaa erillisiä ohjelmistoja järjestelmää käyttääkseen.

Jos ohjelmiston käyttäminen on vaivalloista, kärsivät sekä työmotivaatio, että tehokkuus. Kun käytössä on yksi järjestelmä, jossa hallinnoidaan kaikkia työaikaan liittyviä asioita, tulee järjestelmän olla kokonaisvaltaisesti helppokäyttöinen. Työnhallintaohjelmistoa tulisi voida käyttää myös mobiililaitteilla.

2. Kustannustehokkuus

Työnhallintajärjestelmän merkittävin etu kustannustehokkuusmielessä on tietysti se, että järjestelmän käyttö tehostaa työnhallintaa ja säästää merkittävästi aikaa käsin tehtävään työnhallintaan verrattuna. Samaan asiaan tarvitsee käyttää vähemmän työtä ja virheiden määrä vähenee manuaaliseen työhön verrattuna.

”Työnhallintajärjestelmällä päästään eroon käsin syötetyistä papereista ja Excel-lomakkeista.”

Toinen merkittävä kustannustehokkuutta lisäävä tekijä on yhdenmukaistettu työajankäsittely ja käytännöt. Työnhallintajärjestelmällä päästään eroon käsin syötetyistä papereista ja Excel-lomakkeista ja eri osastojen ja yksiköiden välille saadaan yhtenäiset käytännöt esimerkiksi työajanseurantaan.

Käyttöönoton helpottamisen lisäksi pilvipalveluna toimiva ohjelmisto pienentää myös hankinta- ja käyttökustannuksia. Käyttäjä säästää myös palvelinten ylläpitokustannuksissa.

3. Asiakaspalvelu

Järjestelmän toimittajan asiakaspalvelun tulee toimia moitteettomasti. Maailmassa on liikaa tapauksia, joissa kalliiseen järjestelmähankintaan kuuluu korkeintaan muutaman kuukauden maksuton tuki.
Työnhallintajärjestelmää hankkiessasi ota selvää yrityksen asiakaspalvelusta – miten se toimii ja onko se maksullista?

4. Järjestelmätoimittajan asiantuntijuus myös ohjelmistojen ulkopuolella

Työnhallinta sisältää monia osa-alueita ja siksi järjestelmätoimittajan tulisikin tuntea työnhallinta kokonaisvaltaisesti. Ei siis riitä, että järjestelmää kehittävä ja myyvä yritys tuntee vaan ohjelmistotuotannon, vaan heillä tulisi löytyä laaja-alaista asiantuntemusta työajanhallinnasta.
Työnhallintaan liittyy tiiviisti mm. erilaiset työehtosopimukset, työaikalaki sekä vuorosuunnittelun prosessit. Varmista siis, että harkitsemasi järjestelmätoimittaja ei ole pelkästään ohjelmistojen, vaan myös työnhallinnan asiantuntija.

5. Kattavat ominaisuudet

Viides merkittävä huomioitava seikka työaikaseuranta- ja työvuorosuunnitteluohjelmistoa harkittaessa on ohjelmiston ominaisuudet. Valtaosa perusominaisuuksista ja toiminnoista löytyy lähes kaikista ohjelmistoista, mutta muutamaan ominaisuuteen kannattaa erityisesti kiinnittää huomiota:
  • TES-tulkinta
  • Rajapinnat muihin järjestelmiin

Nimensä mukaisesti TES-tulkinta tulkitsee automaattisesti työntekijöiden työajan ja siitä syntyvät palkkalajit käyttämänne työehtosopimuksen mukaisesti. Laskenta automatisoi erilaiset lisät, korotukset ja edut, kuten ilta- ja yötyölisät eikä niitä tarvitse erikseen syöttää järjestelmään.

Rajapinnat muihin järjestelmiin – esimerkiksi toiminnanohjaus- tai taloudenhallintajärjestelmiin – on usein tärkeä vaatimus. Rajapintojen avulla TES-tulkitut palkkalajit siirtyvät automaattisesti esimerkiksi palkkajärjestelmään ja aikaa ei enää kulu tiedon uudelleensyöttämiseen järjestelmien välillä. Lisäksi riittää että yrityksellä on vain yksi järjestelmä henkilötietojen hallintaan.

Haluatko tietää lisää työnhallinnasta?

Tilaa meiltä maksuton konsultointi, niin katsotaan millainen työnhallintajärjestelmä sopisi sinulle. Konsultointi kestää 30-60 minuuttia ja se hoidetaan puhelimitse. Konsultoinnin tilaaminen ei sido sinua mihinkään ja se on sinulle täysin maksuton.