Listasimme viisi tärkeintä asiaa, jotka tulee huomioida työaikaseuranta- ja työnsuunnitteluohjelmistoa hankittaessa.
Monet pienet ja keskisuuret yritykset hoitavat työajanhallinnan Excel-taulukkoina tai paperilapuilla. Useat yritykset pelkäävät työnhallintajärjestelmiä, koska niiden kuvitellaan vielä olevan kalliita, hankalia ottaa käyttöön sekä sisältävän erikseen veloitettavan asiakaspalvelun.
Työnhallinnan järjestelmien ei kuitenkaan enää tarvitse olla kalliita ja hankalia ja sopia ainoastaan isoille yrityksille.
Tilanne on muuttunut viimeisen kymmenen vuoden aikana merkittävästi. Tekniikka ja ohjelmistot ovat kehittyneet niin paljon, että myös pienten ja keskisuurten yritysten on järkevää hankkia työnhallintajärjestelmä.
Mitkä ovat viisi tärkeintä seikkaa, jotka tulisi huomioida työaikaseuranta- ja työvuorosuunnitteluohjelmistoa hankittaessa?
1. Käyttöönoton ja käytön helppous
Järjestelmän käyttöönoton tulee olla mahdollisimman vaivatonta. Moni järjestelmäprojekti on kaatunut huonosti suunniteltuun ja/tai toteutettuun käyttöönottovaiheeseen. Tämä onkin yksi merkittävä syy, minkä takia moni pienempi yritys ei ole hankkinut työnhallintajärjestelmää. Varmista siis, että järjestelmätoimittajan käyttöönottoprosessi toimii sulavasti ja että et jää yksin käyttönoton kanssa.
“Nykyaikaiset palvelut eivät vaadi investointeja omiin palvelemiin.”
Nykyaikainen työnhallintaohjelmisto toimii pilvipalveluna, joten käyttäjän ei tarvitse hankkia omia palvelimia tai asentaa erillisiä ohjelmistoja järjestelmää käyttääkseen.
Jos ohjelmiston käyttäminen on vaivalloista, kärsivät sekä työmotivaatio, että tehokkuus. Kun käytössä on yksi järjestelmä, jossa hallinnoidaan kaikkia työaikaan liittyviä asioita, tulee järjestelmän olla kokonaisvaltaisesti helppokäyttöinen. Työnhallintaohjelmistoa tulisi voida käyttää myös mobiililaitteilla.
2. Kustannustehokkuus
Työnhallintajärjestelmän merkittävin etu kustannustehokkuusmielessä on tietysti se, että järjestelmän käyttö tehostaa työnhallintaa ja säästää merkittävästi aikaa käsin tehtävään työnhallintaan verrattuna. Samaan asiaan tarvitsee käyttää vähemmän työtä ja virheiden määrä vähenee manuaaliseen työhön verrattuna.
“Työnhallintajärjestelmällä päästään eroon käsin syötetyistä papereista ja Excel-lomakkeista.”
Käyttöönoton helpottamisen lisäksi pilvipalveluna toimiva ohjelmisto pienentää myös hankinta- ja käyttökustannuksia. Käyttäjä säästää myös palvelinten ylläpitokustannuksissa.
3. Asiakaspalvelu
4. Järjestelmätoimittajan asiantuntijuus myös ohjelmistojen ulkopuolella
5. Kattavat ominaisuudet
- TES-tulkinta
- Rajapinnat muihin järjestelmiin
Nimensä mukaisesti TES-tulkinta tulkitsee automaattisesti työntekijöiden työajan ja siitä syntyvät palkkalajit käyttämänne työehtosopimuksen mukaisesti. Laskenta automatisoi erilaiset lisät, korotukset ja edut, kuten ilta- ja yötyölisät eikä niitä tarvitse erikseen syöttää järjestelmään.
Rajapinnat muihin järjestelmiin – esimerkiksi toiminnanohjaus- tai taloudenhallintajärjestelmiin – on usein tärkeä vaatimus. Rajapintojen avulla TES-tulkitut palkkalajit siirtyvät automaattisesti esimerkiksi palkkajärjestelmään ja aikaa ei enää kulu tiedon uudelleensyöttämiseen järjestelmien välillä. Lisäksi riittää että yrityksellä on vain yksi järjestelmä henkilötietojen hallintaan.