10.10.2024
Yrityksille, jotka toimivat monimutkaisissa ympäristöissä ja noudattavat useita työehtosopimuksia, työajanhallinnan ja palkanlaskennan hallinnoiminen yhdellä ratkaisulla on erittäin tärkeää. Manuaalisen työn määrä voi kasvaa nopeasti, kun kyse on työntekijöiden poissaolojen hallinnasta, sairauslomien seurannasta tai lomarahojen laskennasta. Onneksi modernit työajanhallinta- ja palkanlaskentajärjestelmät tarjoavat tehokkaita ratkaisuja automatisoinnin avulla.
Haastattelimme Neptonin omia asiantuntijoita Mikko Ruohoa ja Tuukka Myyrää organisaatioiden palkkaprosesseista, ja he jakoivat parhaat vinkkinsä palkanlaskennan tehostamiseen sekä virheiden minimoimiseen.
1. Työajanhallinnan automatisointi vähentää manuaalista työtä
Yritykset kohtaavat usein haasteita työaikatapahtumien tulkinnassa, kuten pitkien sairauslomien tai poissaolojen muuttuessa palkattomaksi. Nämä tilanteet edellyttävät usein manuaalista selvitystyötä, jos käytössä oleva järjestelmä ei kykene käsittelemään niitä automaattisesti. Neptonin kaltaiset työajanhallintajärjestelmät mahdollistavat automaattisen tulkinnan, jolloin järjestelmä osaa päivittää esimerkiksi poissaolotiedot ja siirtää ne saumattomasti palkanlaskentajärjestelmään.
Työajanhallinnan automatisointi kattaa muutkin päivittäiset tarpeet, kuten lomien ja poissaolojen hallinnan sekä työajan tulkinnan. Kun kaikki nämä prosessit ovat samassa järjestelmässä ja niiden tulkinta tapahtuu yhtenäisesti, tarve korjaustoimenpiteille vähenee merkittävästi.
2. Palkanlaskennan virheettömyys ja tehokkuus
Palkkahallinnon manuaalinen työ voi liittyä monenlaisiin toimenpiteisiin, kuten lomarahavapaiden laskentaan ja ilmoittamiseen, takautuviin muutoksiin tai palkanpalautusten selvitykseen. Nämä työvaiheet ovat aikaa vieviä ja altistavat virheille. Automatisoidun järjestelmän avulla tehtävät hoituvat kuitenkin sujuvasti: lomarahavapaat ja niiden käyttö siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan, ja takautuvat muutokset voidaan käsitellä ilman manuaalista työtä.
Virheiden minimoimiseksi palkkajärjestelmän tulisi myös hyödyntää HR-järjestelmän tietoja, kuten työsuhteiden voimassaoloa, ja varmistaa, että kaikki muutokset otetaan huomioon palkkaprosessin aikana. Näin palkkoihin tuleva aineisto on aina ajan tasalla ja oikein.
3. Konkreettisia hyötyjä yrityksille
Käytännössä automaation tuomat hyödyt näkyvät selkeästi monimutkaisissa työympäristöissä, joissa on useita työntekijäryhmiä ja erilaisia työaikasääntöjä. Jos työajanhallintajärjestelmä ei pysty käsittelemään monimutkaisia tapauksia, kuten poikkeavia työaikamalleja tai paikallisia sopimuksia, joudutaan niissäkin turvautumaan manuaaliseen korjaustyöhön.
Neptonin kattava ratkaisupaletti automatisoi työajan tulkinnan vaativissa ympäristöissä, joissa organisaatiolla on monimutkaiset työaikasäännöt. Tämä säästää pitkällä aikavälillä resursseja ja lisää paitsi palkanlaskijoiden, niin myös muiden työntekijöiden tyytyväisyyttä.
4. Yksi palveluntarjoaja, saumaton kokonaisuus
Yritykset hyötyvät huomattavasti, kun työajanseuranta ja palkanlaskenta hoituvat yhdestä järjestelmästä ja saman palveluntarjoajan kautta. Tämä lisää läpinäkyvyyttä sekä vähentää tarvetta useiden eri järjestelmien hallintaan ja eri toimijoiden kanssa työskentelyyn. Nepton tarjoaa asiakkailleen yhden kontaktipisteen, jonka kautta kaikki työajanhallinnan ja palkkahallinnon tarpeet voidaan hoitaa sujuvasti ja tehokkaasti.
Säästä resursseja keskittämällä prosessit samaan järjestelmään
Me Neptonilla haluamme tehdä monimutkaisista ja usean järjestelmän palkkaprosesseista yksinkertaisia, jotta sinun organisaatiollesi jäisi enemmän aikaa muihin tehtäviin. Hyvin rakennettu järjestelmäkokonaisuus hyödyntää kaikkia osapuolia ja tarjoaa luotettavan palkanlaskennan.
Kerromme mielellämme tarkemmin, kuinka organisaatiosi työteho voi kasvaa kun hallitset kaikkea työsuhteisiin liittyvää tietoa helposti yhdessä ja samassa palvelussa.
