Tässä artikkelissa kerromme, kuinka:
- suomalainen energiayhtiö Oomi rakensi työajanhallinnan osaksi HR-prosessejaan heti toimintansa alussa
- työaikatiedot siirtyvät Neptonista sujuvasti ulkoisen palkanlaskennan käyttöön
- työaika- ja saldotiedot ovat ajantasaisesti sekä työntekijän että esihenkilön saatavilla järjestelmässä
- automaattiset muistutukset vähentävät manuaalista työtä
- Neptonia hyödynnetään myös poissaolojen, projektituntien ja projektikustannusten seurannassa
Työajanhallinta mukaan heti alusta lähtien
Oomi tarjoaa noin 800 000 kuluttaja- ja yritysasiakkaalleen sähköä sekä muita energiapalveluita. Konserniin kuuluva Oomi Solar puolestaan auttaa yrityksiä ja yhteisöjä siirtymään kohti uusiutuvaa energiaa aurinkovoimaloiden ja aurinkopuistojen avulla.
Oomilla työskentelee noin 130 henkilöä ja Oomi Solarilla noin 30. Oman henkilöstön lisäksi Oomin toiminnassa on mukana useita satoja kumppaneiden kautta työskenteleviä henkilöitä.
Oomin Henkilöstöjohtaja Mervi Rastinniemi on ollut mukana yrityksen toiminnassa sen perustamisesta lähtien vuonna 2020. Uuden yrityksen käynnistyessä myös henkilöstöhallinnon perusasiat piti rakentaa nopeasti toimiviksi.
Työajanhallintaan haluttiin helppokäyttöinen ratkaisu, joka tukisi arkea mahdollisimman sujuvasti ja josta työaikatiedot saataisiin helposti eteenpäin palkanlaskentaan. Rastinniemellä oli Neptonista hyviä kokemuksia jo aiemmalta työnantajaltaan, joten valinta oli Oomille luonteva.
– Olimme käyttäneet Neptonia jo aiemmin ja kokemukset olivat hyviä. Siksi oli helppo jatkaa sen kanssa myös Oomilla, Rastinniemi kertoo.
Nepton koko henkilöstön arjessa
Oomin henkilöstö työskentelee asiantuntijatehtävissä, joten työajanhallinnan tarpeet ovat melko selkeitä. Silti on tärkeää, että työajat, poissaolot ja tarvittavat hyväksynnät löytyvät yhdestä paikasta.
Neptonia käytetään Oomilla työaikojen, lomien ja muiden poissaolojen kirjaamiseen. Lisäksi järjestelmä tukee projektituntien ja kustannusten seurantaa sekä raportointia. Näin työaikatieto pysyy keskitetysti yhdessä järjestelmässä ja on helposti saatavilla niin työntekijöille, esihenkilöille kuin hallinnollekin.
Esihenkilöillä on suora näkymä työaikoihin
Yksi Neptonin tärkeimmistä hyödyistä Oomilla on se, että esihenkilöt näkevät oman tiiminsä työajat ja saldot suoraan järjestelmästä, mikä helpottaa työmäärän hallintaa, päivittäisjohtamista ja työssä jaksamisen tukemista.
Kirjaukset tarkistetaan ja hyväksytään Neptonissa, ja mahdolliset korjaukset voidaan tehdä siellä saman tien. Tämä tekee työajanhallinnasta selkeää eikä tietoja tarvitse kerätä erikseen useasta paikasta.
– Esihenkilöille on tärkeää, että he näkevät työajan toteutumisen ja saldot reaaliajassa suoraan järjestelmästä, Rastinniemi kertoo.
Työaikatiedot sujuvasti palkanlaskentaan
Oomin työaikatiedot siirtyvät Neptonista ulkoisen palkanlaskennan käyttöön. Kun tiedot kirjataan ja hyväksytään yhdessä järjestelmässä ennen palkanlaskentaan siirtymistä, manuaalisen käsittelyn tarve vähenee.
– Toimiva tiedonsiirto säästää resursseja, työaikaa ja rahaa sekä ehkäisee virheen riskiä, Rastinniemi tiivistää.
Automaattiset muistutukset helpottavat arkea
Neptonin automaattiset muistutukset puuttuvista työaikakirjauksista ja ns. saldorajoista ovat tuoneet Oomille konkreettisen helpotuksen arkeen.
Aiemmin yritys käytti muistuttamiseen omaa erillistä robottia, mutta nyt vastaava toiminnallisuus löytyy suoraan Neptonista. Tämä vähentää ylläpidettävien tehtävien määrää ja helpottaa erityisesti palkanlaskentaa edeltävää työtä.
– On hyvä, ettei puuttuvien kirjausten perään tarvitse kysellä erikseen, Rastinniemi kertoo.
Vakiintunut osa henkilöstöhallintoa
Nepton on ollut Oomilla käytössä yrityksen alkuvaiheista lähtien, ja siitä on muodostunut luonteva osa henkilöstöhallinnon arkea. Rastinniemi nostaa esiin erityisesti asiakaspalvelun ja kattavan asiakasportaalin, jonka ohjeistukset tukevat järjestelmän käyttöä.
– Neptonin ohjeet ovat kattavia ja seikkaperäisiä, niistä löytyy hyvin apua eri tilanteisiin, Rastinniemi kertoo.
Oomin kokemus osoittaa, että toimiva työajanhallinta ei ole tärkeää vain organisaatioissa, joissa työaikamallit ovat monimutkaisia tai tehdään vuorotyötä. Myös asiantuntijaorganisaatiossa keskitetty ratkaisu tekee työajoista läpinäkyvämpiä, vähentää manuaalista työtä ja tukee esihenkilötyötä sekä sujuvaa palkanlaskentaa.
Mitkä ovat Neptonin tuomat hyödyt Oomille?
- Ajantasainen näkyvyys työaikoihin: esihenkilöt näkevät työajat ja saldot suoraan järjestelmästä, mikä helpottaa työmäärän hallintaa, päivittäisjohtamista ja työssä jaksamisen tukemista.
- Sujuvampi palkanlaskenta: työaikatiedot siirtyvät Neptonista palkanlaskennan käyttöön ilman turhaa manuaalista käsittelyä.
- Vähemmän muistuttelua: automaattiset muistutukset vähentävät puuttuvien kirjausten perään kyselyä ja muistuttavat työmäärän hallinnasta.
- Keskitetty poissaolojen hallinta: lomat ja muut poissaolot löytyvät samasta järjestelmästä.
- Projektien seuranta: Neptonia hyödynnetään myös projektituntien ja kustannusten seurantaan.
- Tuki arjen käyttöön: asiakaspalvelu ja käyttöohjeet helpottavat järjestelmän hyödyntämistä.
Oomi on suomalainen energiayhtiö, joka tarjoaa koteihin ja yrityksille sähköä sekä muita energiapalveluita. Oomi-konserniin kuuluva Oomi Solar tarjoaa yrityksille ja yhteisöille aurinkoenergiaratkaisuja. Oomilla ja Oomi Solarilla työskentelee yhteensä noin 160 henkilöä.
Haluatko nähdä, miten Nepton voisi helpottaa organisaatiosi työajanhallintaa ja palkanlaskennan prosesseja? Tutustu Nepton Työajanseurantaan tai varaa esittely asiantuntijamme kanssa.
