Uusi hankintalaki lisää kilpailua – mitä muutos tarkoittaa työajanseurannan hankinnalle?

Tässä artikkelissa käsittelemme

mitä uudessa hankintalaissa muuttui

miten muutos vaikuttaa työajanseurantajärjestelmän hankintaan

miksi markkinakartoitus kannattaa tehdä ennen kilpailutusta

mitä hankintayksikön kannattaa huomioida vaatimusmäärittelyssä

miten työajanseurannan hankintaan voi valmistautua käytännössä

Uusi hankintalaki tuli voimaan 18.6.2026. Uudistuksen tavoitteena on lisätä kilpailua julkisissa hankinnoissa, parantaa pienten ja keskisuurten yritysten osallistumismahdollisuuksia sekä kannustaa hankintayksiköitä hyödyntämään markkinoita nykyistä aktiivisemmin. Osa muutoksista tulee sovellettavaksi porrastetusti.

Työajanseurannan kaltaisissa ohjelmistohankinnoissa uudistus korostaa erityisesti huolellista hankinnan valmistelua, markkinakartoitusta ja hankittavan kokonaisuuden tarkoituksenmukaista rajaamista.

Mikä uudessa hankintalaissa muuttui?

Uudistuksessa on kolme julkisten ohjelmistohankintojen kannalta keskeistä muutosta.

Ensinnäkin avoimella menettelyllä toteutettu EU-kynnysarvon ylittävä kilpailutus on lähtökohtaisesti keskeytettävä ja uusittava, jos kilpailutukseen saadaan vain yksi tarjous. Kilpailutusta ei kuitenkaan tarvitse uusia, jos hankintayksikkö on tehnyt ennen kilpailutusta markkinakartoituksen tai jakanut hankinnan osiin. Kilpailutus tarvitsee uusia vain kerran.

Toiseksi suuret hankinnat on pääsääntöisesti jaettava osiin. Velvoitetta sovelletaan 1.10.2026 alkaen. Tavoitteena on madaltaa erityisesti pienempien ja erikoistuneiden toimittajien kynnystä osallistua tarjouskilpailuihin.

Kolmanneksi sidosyksiköiden eli in-house-yhtiöiden käyttöä rajataan. Jatkossa hankintayksikön on pääsääntöisesti omistettava vähintään 10 prosenttia osakeyhtiömuotoisesta sidosyksiköstä voidakseen hankkia siltä palveluita ilman kilpailutusta. Olemassa oleviin sidosyksikkösopimuksiin sovelletaan kuitenkin siirtymäaikoja.

Markkinakartoituksen merkitys korostuu työajanseurannan hankinnassa

Markkinakartoitus ei ole uudenkaan lain mukaan pakollinen, mutta sen merkitys kasvaa huomattavasti. Sen avulla hankintayksikkö voi selvittää ennen tarjouspyynnön julkaisemista, millaisia työajanseurannan ratkaisuja markkinoilla on ja kuinka realistisia suunnitellut vaatimukset ovat.

Markkinakartoituksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

millaisia työaikamalleja järjestelmät pystyvät käsittelemään

miten työehtosopimusten ja paikallisten sopimusten tulkinta toteutetaan

miten tiedot siirretään palkanlaskentaan ja muihin järjestelmiin

millaisia rajapintoja toimittajat tarjoavat

kuinka paljon käyttöönotto edellyttää asiakkaalta määrittelytyötä

miten järjestelmä soveltuu erilaisille henkilöstöryhmille

millaisia raportointi-, mobiilikäyttö- ja hyväksyntäominaisuuksia on saatavilla.

Markkinakartoitus voi estää tilanteen, jossa tarjouspyynnön vaatimukset sopivat vain yhdelle toimittajalle tai ovat niin raskaat, etteivät potentiaaliset toimittajat osallistu kilpailutukseen. Uudessa laissa markkinakartoitus voi myös poistaa velvollisuuden uusia kilpailutus, vaikka tarjouksia saataisiin vain yksi.

Työajanseurantaa ei kannata määritellä pelkkänä tuntikirjausjärjestelmänä

Työajanseurantajärjestelmän hankinnassa tarjouspyynnön laatu vaikuttaa ratkaisevasti siihen, kuinka hyvin valittu ratkaisu vastaa organisaation todellisia tarpeita.

Pelkkien toimintoluetteloiden sijaan hankinnan valmistelussa kannattaa kuvata organisaation keskeiset prosessit ja käyttötapaukset. Olennaisia kysymyksiä ovat esimerkiksi:

Millaisia työaikamuotoja organisaatiossa käytetään?

Mitä työehtosopimuksia ja paikallisia sopimuksia järjestelmän pitää tulkita?

Miten ylityöt, lisät, poissaolot, saldot ja työaikapankit käsitellään?

Kuka tarkastaa ja hyväksyy työaikatiedot?

Millaisessa muodossa tiedot siirretään palkanlaskentaan?

Mitkä tiedot pitää saada raportointiin ja johtamisen tueksi?

Miten organisaation toimintamallit voivat muuttua sopimuskauden aikana?

Kun tavoitteet ja prosessit on kuvattu selkeästi, tarjoajat pystyvät esittämään niihin tarkoituksenmukaiset ratkaisut. Samalla hankintayksikön on helpompi vertailla järjestelmiä muun kuin pelkän hinnan perusteella.

Kannattaako työajanseuranta kilpailuttaa osana laajaa HR-kokonaisuutta?

Uuden hankintalain vaatimus hankintojen jakamisesta osiin herättää kysymyksen siitä, kuinka laajana kokonaisuutena henkilöstöhallinnon järjestelmät kannattaa kilpailuttaa.

Työajanseuranta voidaan hankkia esimerkiksi:

Itsenäisenä järjestelmänä	Yhdessä työvuorosuunnittelun kanssa
Osana palkanlaskennan kokonaisuutta	Osana laajempaa HR-järjestelmäkokonaisuutta

Yhtä kaikille sopivaa mallia ei ole. Ratkaisun pitäisi perustua järjestelmien välisiin riippuvuuksiin, organisaation prosesseihin ja hankinnan tavoitteisiin.

Työajanseurannalla on tiivis yhteys palkanlaskentaan, mutta tämä ei välttämättä tarkoita, että molemmat palvelut täytyisi hankkia samalta toimittajalta. Toimivilla integraatioilla työaikatiedot voidaan siirtää palkanlaskentaan myös järjestelmästä toiseen. Esimerkiksi Caruna hyödyntää Neptonia yli 300 henkilön työaikojen, lomien ja poissaolojen hallinnassa sekä siirtää integraatioiden ansiosta tietoja toiminnanohjaus- ja palkkajärjestelmiinsä.

Hankintaa ei kuitenkaan kannata pilkkoa niin pieniin osiin, että kokonaisuuden hallinta, vastuunjako tai tiedonkulku vaikeutuu. Hankinnan jakamista arvioitaessa onkin tärkeää tarkastella sekä kilpailun lisäämistä että toiminnallisesti ehjän kokonaisuuden muodostumista.

Miten ja miksi palkkaprosessi kannattaa automatisoida?

Neptonin ja Aspian webinaarin bannerkuva

Tule mukaan Neptonin webinaariin kuulemaan,miten palkkaprosessin automatisointi voi vähentää manuaalista työtä, parantaa tiedon oikeellisuutta ja sujuvoittaa arkea HR, esihenkilöiden japalkanlaskennan näkökulmasta.

Ilmoittaudu webinaariin

Sidosyksikkömuutokset voivat käynnistää uusia ohjelmistokilpailutuksia

Sidosyksiköiden vähintään 10 prosentin omistusvaatimus voi johtaa siihen, että osa kunnista, hyvinvointialueista ja muista julkisista organisaatioista joutuu arvioimaan nykyisiä palveluhankintojaan uudelleen.

Olemassa olevia sidosyksiköitä voidaan pääsääntöisesti hyödyntää omistusosuudesta riippumatta 30.6.2027 saakka. Tietyissä tilanteissa sopimuksia voidaan jatkaa tätä pidempään, mutta jatkamiseen liittyy lain määrittelemiä ehtoja.

Jos työajanseuranta on tällä hetkellä hankittu sidosyksiköltä, organisaation kannattaa selvittää hyvissä ajoin täyttyvätkö uuden lain mukaiset omistusvaatimukset, kuinka kauan nykyistä sopimusta voidaan käyttää, tarvitaanko uusi kilpailutus, milloin markkinakartoitus ja hankinnan määrittely pitää aloittaa, kuinka paljon aikaa mahdolliseen järjestelmän käyttöönottoon ja tiedonsiirtoon tarvitaan.

Työajanseurantajärjestelmän vaihtaminen ei ole vain tekninen projekti. Käyttöönotossa on määriteltävä muun muassa työaikasäännöt, henkilöstöryhmät, hyväksyntäprosessit, TES-tulkinnat, integraatiot ja raportointi. Siksi hankinnan valmistelu kannattaa käynnistää riittävän aikaisin.

Lue miten työehtosopimusten ja paikallisten sopimusten mukainen laskenta voidaan automatisoida osana työajanhallintaa.

Näin valmistaudut työajanseurannan kilpailutukseen

Onnistunut työajanseurannan hankinta alkaa nykytilan ja tavoitteiden tunnistamisesta.

Ennen kilpailutusta kannattaa:

kartoittaa nykyiset työaikaprosessit ja niiden ongelmakohdat

tunnistaa käytössä olevat työaikamallit, työehtosopimukset ja paikalliset sopimukset

selvittää tarvittavat integraatiot ja tiedonsiirrot

toteuttaa markkinakartoitus

arvioida, millaisiin osiin hankinta on tarkoituksenmukaista jakaa

määritellä laadun, hinnan, käyttöönoton ja jatkuvan palvelun vertailuperusteet

varata riittävästi aikaa järjestelmän määrittelyyn, testaukseen ja käyttöönottoon.

Hyvin valmisteltu hankinta lisää kilpailua ja auttaa löytämään ratkaisun, joka palvelee organisaatiota myös toimintatapojen muuttuessa.

Nepton tukee vaativia työajanhallinnan tarpeita

Nepton on työajanhallinnan ratkaisu, joka soveltuu erilaisten työaikamallien, henkilöstöryhmien ja työehtosopimusten hallintaan. Sen avulla työaikatietoja voidaan käsitellä yhdenmukaisesti ja siirtää palkanlaskentaan organisaation prosessien mukaisesti.

Julkisen organisaation hankintaa suunniteltaessa Neptonin asiantuntijat voivat esitellä järjestelmän toimintaa ja vastata markkinakartoitukseen osana tasapuolista ja avointa hankinnan valmistelua.

Yhteenveto hankintalain uudistamisesta työajanseurannan näkökulmasta

Uusi hankintalaki korostaa huolellisen hankinnan valmistelun, markkinakartoituksen ja tarkoituksenmukaisen hankinnan jakamisen merkitystä.
Työajanseurannan hankinnassa organisaation kannattaa tunnistaa nykyiset työaikaprosessit, työaikamallit, TES-tulkinnat, integraatiotarpeet ja raportoinnin vaatimukset jo ennen tarjouspyynnön julkaisemista.
Hyvin valmisteltu kilpailutus auttaa varmistamaan, että tarjouspyyntö ei rajaa markkinaa tarpeettomasti.
Kun vaatimukset perustuvat todellisiin prosesseihin eikä pelkkään ominaisuuslistaan, työajanseurantajärjestelmän vertailu on helpompaa.
Selkeästi valmisteltu hankinta tukee paremmin työntekijöiden, esihenkilöiden ja palkanlaskennan arkea myös käyttöönoton jälkeen.

UKK työajanseurannan hankinnasta

Miksi markkinakartoitus kannattaa tehdä ennen työajanseurantajärjestelmän kilpailutusta?

Markkinakartoituksen avulla hankintayksikkö saa paremman kuvan siitä, millaisia työajanseurannan ratkaisuja markkinoilla on ja miten ne vastaavat organisaation tarpeisiin. Se auttaa myös laatimaan realistisemman tarjouspyynnön ja voi ehkäistä tilannetta, jossa vaatimukset sopivat vain yhdelle toimittajalle tai rajaisivat potentiaalisia tarjoajia tarpeettomasti pois.

Mitä työajanseurannan tarjouspyynnössä kannattaa huomioida?

Tarjouspyynnössä kannattaa kuvata organisaation keskeiset työaikaprosessit, työaikamallit, TES- ja paikalliset sopimukset, hyväksyntäprosessit, raportointitarpeet sekä integraatiot esimerkiksi palkanlaskentaan tai HR-järjestelmään. Pelkkä ominaisuuslista ei yleensä riitä kuvaamaan sitä, miten järjestelmän pitää tukea organisaation todellista arkea.

Kannattaako työajanseuranta hankkia yhdessä palkanlaskennan kanssa?

Työajanseurannalla ja palkanlaskennalla on tiivis yhteys, mutta niitä ei aina tarvitse hankkia samalta toimittajalta. Olennaista on varmistaa, että työaikatiedot voidaan siirtää palkanlaskentaan luotettavasti, oikeassa muodossa ja organisaation prosessien mukaisesti. Toimivat integraatiot mahdollistavat sen, että eri järjestelmät voivat muodostaa yhden toimivan kokonaisuuden.

Miten TES-tulkinta kannattaa huomioida työajanseurantajärjestelmän hankinnassa?

TES-tulkinta kannattaa huomioida jo hankinnan valmistelussa, koska työehtosopimusten, paikallisten sopimusten, lisien, ylityökorvausten ja erilaisten työaikamallien käsittely vaikuttaa suoraan järjestelmän soveltuvuuteen. Tarjouspyynnössä on hyvä kuvata, mitä työehtosopimuksia organisaatiossa sovelletaan ja millaisia tulkintoja järjestelmän pitää tukea.

Miten työajanseurannan hankintaan kannattaa valmistautua käytännössä?

Valmistelu kannattaa aloittaa nykytilan kartoituksella. Organisaation on hyvä tunnistaa käytössä olevat työaikamallit, henkilöstöryhmät, hyväksyntäprosessit, palkanlaskennan tarpeet, integraatiot ja raportointivaatimukset. Kun nykytila ja tavoitteet ovat selvillä, markkinakartoitus ja tarjouspyynnön laatiminen on helpompaa.