Nepton ja Sympa HR toteuttivat saumattoman integraation Kuntien Tieralle. Työaika- ja poissaolotietojen sekä kaiken HR master datan yhdistäminen mahdollistaa reaaliaikaisen tiedolla johtamisen ja helpottaa henkilöstöhallinnon työtä.
Kuntien Tiera Oy on kuntatoimijoiden omistama osakeyhtiö, joka kehittää kuntien, kaupunkien ja maakuntien ICT-palveluita ja digiratkaisuja yhdessä omistajiensa sekä muiden julkisten ja kaupallisten toimijoiden kanssa. Tiera valitsi Neptonin työajanhallinnan palvelukseen alkuvuonna 2020.
– Meillä on töissä noin 240 henkilöä 16 eri toimipisteessä ja monia erilaisia tapoja sijoitella työaikaa. Vanha työajanhallinnan järjestelmämme ei siihen enää taipunut, joten vaihdoimme Nepton työajanseurantaan, kertoo Kuntien Tiera Oy:n henkilöstöpäällikkö Jarkko Sanisalo.
Neptonin käyttöönoton jälkeen Tierassa lähdettiin valitsemaan myös HR-järjestelmää, jossa kaikki HR-data olisi yhdessä paikassa.
Henkilöstötietoa hallitaan yhdessä paikassa
Aiemmin Kuntien Tierassa henkilöstötietoa oli hajautettuna useaan eri järjestelmään ja Excel-tiedostoihin. Yritys tarvitsi ratkaisun, joka pystyisi karsimaan päällekkäisen työn. Jo kartoitusvaiheessa SympaHR oli vahvoilla, sillä Tierassa tarvittiin liittymiä useaan eri paikkaan – esimerkiksi työajanhallintaan, E-passiin ja Azure AD:hen.
Integraatiot toteutettiin Sympan käyttöönoton yhtenä osana. Projektissa kartoitettiin kaikki siirrettävä henkilöstötieto ja määriteltiin miten tiedot tulkittaisiin ja käsiteltäisiin eri järjestelmissä. Prosessi toi Kuntien Tieralle myös paljon sisäistä oppia siitä mitä kaikkea henkilöstötietoa yrityksessä joudutaan käsittelemään.
– Nykyisin meidän kaiken henkilöstötiedon hallinta tapahtuu Sympan kautta. Ja esimerkiksi Azuren kanssa muodostuu toimiva kokonaisuus kun sekä Neptonin että Sympan puolella on SSO-kirjautuminen, Jarkko Sanisalo kuvailee ratkaisua.
– Säästää tosi paljon aikaa, ettei ihmistä tarvitse perustaa useaan paikkaan tai kun hän lähtee pois niin ei tarvitse katkaista oikeuksia kuin yhdessä järjestelmässä. Saamme nopeutettua työhöntuloprosesseja ja siihen liittyvää hallinnollista työtä.
Varhaisen välittämisen prosessit esimiehille
Sympassa käsitellään Tieran päiväsaldolliset poissaolot ja Neptonissa tuntisaldolliset, esimerkiksi sairaspoissaolot. Näin saadaan tuotettua tietoa sairaspoissaolojen hallintaan ja analysointiin varhaisen tuen välittämismallin pohjaksi. Järjestelmä lähettää automaattisesti muistutuksen esimiehille, jos työntekijällä on useita poissaoloja lyhyessä ajassa.
– Saamme nyt varhaisen välittämisen prosessit ja tekemiset dokumentoitua. Ja vaikka hälytykset olisivat harmittomia niin ne tulee aina systemaattisesti käsiteltyä – yhteinen toimintatapa on koko organisaation etu, Jarkko Sanisalo toteaa.
Automaatiot ovat vähentäneet käsin tehtävää työtä ja muutenkin uusi ratkaisu tuo esimiehille voimaa työkykyjohtamiseen. Rajapinta on tärkeä ajansäästöllisesti henkilöstöhallinnon näkökulmasta, mutta isossa kuvassa se mahdollistaa tiedolla johtamisen.
– Tiedolla johtamisessa on kyse siitä, että datan avulla tulee esiin ne tehtävät työt joihin täytyy tarttua. Erilaiset HR-dataan liittyvät asiat on myös meillä itsellämme nyt paljon syvemmin ymmärrettyinä, Sanisalo summaa.
Nepton ja Sympa – vahvoja yhdessä
Neptonin ja Sympan liittymä on toteutettu käyttäen moderneja API-rajapintoja. Kun Sympaan täydennetään tietoa, niin kirjattu tieto on hyödynnettävissä Neptonin HR-osiossa ilman odottelua. Yritysten yhteisenä tavoitteena oli, ettei kenenkään tarvitsisi tyytyä kerran yössä tapahtuviin siirtoihin.
– Halusimme yhdessä Sympan kanssa toteuttaa sellaisen liittymän, joka mahdollistaa asiakkaillemme aiempaa suuremman arvon, Neptonin perustaja ja toimitusjohtaja Jukka Kivistö sanoo.
Liittymän ansiosta henkilö- ja työsuhdetiedot siirtyvät voimassaoloineen ja liittymä myös ymmärtää mikäli muutos on jo tapahtunut tai tulee vasta myöhemmin voimaan. Esimerkiksi työajan tulkinta päivittyy automaattisesti huolimatta vaikka se kirjattaisiin Sympaan vasta työsuhteen muutoksen jälkeen.
– Asiakkaiden ei enää tarvitse tehdä takautuvia muutoksia useaan järjestelmään vaan kaikkea HR-tietoa voidaan hallita yhdestä paikasta. Liittymä on toteutettu siten, että samaa teknologiaa voidaan käyttää kaikille yhteisille asiakkaillemme, Sympan integraatiojohtaja Juho Valtonen kertoo.
Nepton + Sympa HR pähkinänkuoressa
• HR-, palkka- ja työaikatiedot yhdessä
• Reaaliaikainen tiedolla johtaminen
• Kattava ja joustava raportointi
• Integraatiot myös muihin järjestelmiin
• Helpot käyttöliittymät
