Neptonin helppokäyttöinen työajanseurannan ohjelmisto auttaa Lastenklinikoiden Kummit ry:tä saldojen seuraamisessa sekä työ- ja vapaa-aikojen rytmittämisessä.
Lastenklinikoiden Kummit ry on 1993 perustettu hyväntekeväisyysjärjestö, joka tukee Suomen viittä yliopistollista lastenklinikkaa, kehitys- ja tutkimustyötä sekä parantaa potilaiden viihtyvyyttä sairaala-aikana. Viime vuosina yhdistys on tukenut merkittävin panoksin lasten ja nuorten mielenterveystyötä. Koko toimiaikanaan Lastenklinikoiden Kummit ry on tehnyt lahjoituksia n. 35 miljoonan euron edestä.
Yhdistyksen henkilöstön työkuorma on hyvin kausiluonteista. Välillä on hiljaisempia aikoja, mutta varsinkin suurten tapahtumien aikaan tehdään pitkiäkin päiviä ja viikonlopputöitä. Työsuojelulainsäädännön vaatimuksesta työntekijöiden ajankäyttöä tulee seurata tarkasti. Aiemmin yhdistyksen henkilökunnan työajanseurantaa tehtiin Excel-pohjaisella järjestelmällä, joka oli käytännössä hankalaa ja aikaa vievää. Vaihtoehtoihin perehtymisen jälkeen Lastenklinikoiden Kummit ry valitsi Neptonin järjestelmän. Lahjoituksena saatu uusi NEPTON järjestelmä on muuttanut työajan seurannan kokonaan toiselle tasolle yhdistyksessä.
– Nepton on todella kätevä systeemi meidän tarpeitamme ajatellen. Järjestelmä on nopea, helppo sekä joustava, Lastenklinikoiden Kummit ry:n toiminnanjohtaja Anne Knaster kertoo.
Lastenklinikoiden Kummit ry:ssä toimitaan selkeän vuosikellon mukaan. Käytännössä esimerkiksi syksyn suurten tapahtumien aikoihin tehdään enemmän töitä ja työntekijät voivat pitää kertyneitä saldotunteja vapaina yhdistyksen toiminnan kannalta hiljaisempina aikoina vaikkapa juhlapyhien kuten joulun, pääsiäisen ja juhannuksen tienoilla.
Työntekijät käyttävät Neptonin ohjelmistoa omilla matkapuhelimillaan ja kirjaavat itsensä sisään töiden alkaessa ja ulos töiden loputtua. Toiminnanjohtaja seuraa työtunteja omalla koneellaan ja voi kätevästi korjata mahdolliset virheelliset merkinnät.
– Meillä on joustava organisaatio ja haluamme että työntekijät saavat itse vaikuttaa mahdollisimman paljon työaikoihinsa. Nepton on helppo ratkaisu tuntien seuraamiseen – käyn säännöllisesti hyväksymässä työtunnit ja katson samalla paljonko työntekijöillä on kerääntynyt saldotunteja. Sitten henkilökohtaisissa keskusteluissa sovitaan milloin vapaita olisi hyvä pitää, Anne Knaster kuvailee yhdistyksen toimintatapaa.
Lastenklinikoiden Kummit ry:llä on etukäteen yhteisesti sovittu linja siitä kuinka paljon saldotunteja voi olla – niin plussana kuin miinuksenakin – ja jokainen työntekijä voi myös itse seurata Neptonista omia kertymiään. Aina mukana kulkevaan ohjelmistoon merkitään myös lomat ja sairaslomat.
– Nepton sopii yksinkertaisuutensa ja helppokäyttöisyytensä ansiosta todella hyvin tällaisten yhdistysten tarpeisiin, Anne Knaster summaa.
Yhdistyksellä on käytössään myös tulevat GDPR-vaatimukset täyttävä Nepton EasyHR, missä kaikki oleellinen yrityksen henkilöstöön liittyvä data on ajan tasalla ja varmassa tallessa. Palvelussa jokainen työntekijä pystyy itse muokkaamaan omia henkilötietojaan ja johdolla on selkeä kuva koko henkilöstöstä sekä työsuhteeseen liittyvät dokumentit ja raportit saatavillaan.
